Lallapalooza

書類自動作成ツールで、
受け入れ業務を大幅に効率化。

特定技能・技能実習に伴う大量の書類作成を、確認と承認だけで完了できる業務へ再設計しました。

書類が多く、転記と突合が人手に残っていた。

外国人人材を特定技能・技能実習で受け入れる業務では、契約書や在留資格関連など帳票の種類が多く、記載内容が帳票をまたいで重複します。作成そのものが、受け入れスピードを縛っていました。

帳票をまたぐ重複

同じ内容を複数の書類へ転記する必要があり、作成の手間が書類の枚数に比例して増えていました。

記入漏れと表記ゆれ

人手の突合では、漏れや表記の違いを後工程で見つけることが少なくありませんでした。

確認作業の集中

確認が担当者に集まり、受け入れの初動が書類作成の負荷に引っ張られていました。

必要書類を、確認と承認だけで完成できる環境に。

Lallapaloozaは、データベースに持たせた人材情報・契約情報から、必要書類へ自動入力する書類自動作成ツールです。人がゼロから書くのではなく、下書きを完成させてから確認します。

重複項目は一度入力すれば、各帳票へ反映されます。

転記ミスの温床を先に潰し、担当者は確認と承認に集中できます。システムの役割は正確に埋めることに限り、最終判断は現場に残しています。

データから自動入力

事前に持たせた情報を、必要な帳票フォーマットへ展開します。

確認と承認が仕事

埋める作業ではなく、できた書類を見て通す業務に変わります。

判断は現場に残す

自動入力で終わらせず、承認の責任分界を人側に置いています。

共通項目を洗い出し、承認の流れに乗せる。

帳票の見た目から作るのではなく、帳票をまたいで繰り返される項目から設計しています。同じ型は、申請書類や契約書類が多いバックオフィスにも応用できます。

  1. 帳票の整理

    必要な書類と、書類をまたぐ共通項目を洗い出します。

  2. 項目の対応づけ

    データベース項目と、各帳票の出力欄を対応づけます。

  3. 確認画面

    現場が使う確認と修正の画面を整え、誤りの直し方を決めます。

  4. 承認と本番

    承認フローに乗せてから本番利用へ進み、運用を定着させます。

確認と承認だけで、受け入れ手続きを進められる。

導入後は、書類作成の時間を大きく短縮しました。転記と突合に人が取られている業務があれば、同様の切り出しが可能です。特定技能・技能実習に限らず、同じデータが複数帳票に現れる手続きにも応用できます。

作成時間の短縮

ゼロから埋める作業がなくなり、確認と承認に時間を使えるようになりました。

転記ミスの抑制

共通項目を一度入力すれば各帳票へ反映されるため、表記ゆれも減らせます。

手続きのスピード

受け入れの初動が書類作成の負荷に縛られにくくなりました。

見積書の検索は、株式会社GRACEの導入事例もご覧ください。

帳票の転記や確認を、
承認に集中できる業務へ変えます。

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