属人化
必要な見積へたどり着くには専門知識が前提で、担当者以外では探せない状態でした。
株式会社GRACE
見積書検索システムで、
検索業務を大幅に効率化。
手作業と経験に依存していた見積探しを、複数条件で絞り込めるクラウド型の検索へ変えました。
見積探しが、担当者の経験に依存していた。
株式会社GRACE様（事業再生リユース事業、神奈川県）では、自動車整備工場向けの見積書が膨大に蓄積されていました。探す作業そのものが、業務のボトルネックになっていました。
検索に時間がかかる
車種・年式・作業カテゴリをまたいだ確認が手作業で、資料作成の初動が遅れていました。
顧客対応にも影響
見積を出すまでの時間が伸び、繁忙期は特定の人へ問い合わせが集中していました。
複数条件で絞り込める、クラウド型の検索へ。
汎用の文書検索ではなく、整備現場が実際に使う条件で設計しました。AIは探す時間を圧縮するために使い、最終確認は人が行う前提です。
必要な見積書へ、誰でも素早くアクセスできる環境に。
キーワード、車種、年式、作業カテゴリなど複数の条件から高速に絞り込み、膨大な見積データへスムーズにたどり着けます。専門知識を前提としないUIにしたことで、導入のハードルを抑えています。
現場の条件で検索
担当者が頭の中で使っている切り口を、そのまま検索条件にしています。
最終確認は人
候補を早く出すことが目的です。採用する見積の判断は、現場に残しています。
誰でも同じ手順
特定の担当者の記憶に頼らず、同じ画面操作で必要な帳票へ辿れます。
今ある見積データを、現場の言葉で使える形に。
基幹システムを作り直すのではなく、蓄積されていた見積を資産として使う導入です。
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データの整理
既存の見積書を取り込み、検索できる単位へ整えます。
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条件の設計
車種、年式、作業カテゴリなど、現場が使う切り口を決めます。
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画面の調整
専門用語に頼らない表示と操作に合わせ、現場で確認します。
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クラウド展開
拠点を問わず同じ検索ができる環境へ載せ、運用を開始します。
検索の時間を減らし、誰でも資料作成を始められる。
成果は「新しい画面ができた」ことではなく、探す負荷と属人化が下がったことです。過去帳票の検索に時間が取られている業務は、業種を問わず同じ型で検討できます。数字は業務条件で変わるため、自社データでの確認から入ることを推奨しています。
検索時間の削減
複数条件で絞り込めるため、手作業で辿っていた確認が短くなりました。
顧客対応の初動
見積作成を始めるまでの時間が縮み、回答までのリードを早められます。
属人化の解消
同じ手順でたどり着けるため、繁忙期に特定の人へ負荷が集中しにくくなりました。
書類作成の自動化は、Lallapaloozaの導入事例もご覧ください。
見積や過去資料を探す時間を、
業務で使える仕組みに変えます。
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